برای رسمی‌تر کردن سازمان‌ها و افزایش اعتبار آن‌ها روش‌های گوناگون و متنوعی وجود دارد. یکی از مهم‌ترین این روش‌ها که به سازمان‌ها و شرکت‌های بزرگ بسیار توصیه می‌شود، طراحی ست اداری است. یکی از مهم‌ترین اجزاء ست اداری،طراحی اوراق اداری و طراحی اوراق حسابداری هستند. بخش حسابداری هر سازمان اهمیت بسیار ویژه‌ای دارد؛ و به همین منظور باید در طراحی اوراق مربوط به آن توجه زیادی شود. در این مقاله قصد داریم بیش‌تر به بررسی اهمیت و مزایای طراحی اوراق حسابداری و همچنین معرفی و توضیح مهم‌ترین نکات و اصول مربوط به طراحی این اوراق بپردازیم. با سلام ادز همراه شوید.
دسترسی سریع به محتوا
مهم‌ترین اجزاء ست اداری سازمان چیست؟
یکی از اولین کارهایی که شرکت‌ها و سازمان‌ها برای رسمی‌تر کردن کسب و کار و همچنین افزایش اعتبار خود انجام می‌دهند، طراحی ست اداری است. ست اداری را می‌توان یکی از مهم‌ترین و اصولی‌ترین مایحتاج برای فعالیت‌های رسمی یک کسب و کار موفق دانست. با استفاده از ست اداری می‌توان برند خود را به همگان نشان داده و آن را در ذهن مخاطبین خود ثبت کنید. علاوه بر این با طراحی یک ست اداری مناسب و حرفه‌ای، همه مخاطبان و مشتریان شما را به رسمیت خواهند شناخت.
طراحی و چاپ ست اداری به شما کمک خواهد کرد که به ارتباطات سازمانی خود نظم بیش‌تری داده و کسب و کار خود را با سرعت بیش‌تری گسترش و توسعه دهید. علاوه بر این ست اداری را می‌توان ابزاری بسیار مناسب و کاربردی برای تبلیغات و بازاریابی دانست. با توجه به بازار رقابتی موجود در میان کسب و کارها بهتر است از ست اداری حرفه‌ای استفاده کنید.
ست اداری را می‌توان متشکل از اقلام بسیار گوناگونی دانست. به طور کلی هر المانی که به شما در امور اداری و ثبت اسناد، مدارک و نامه‌های اداری کمک می‌کند می‌تواند عضوی از ست اداری باشد. ست اداری باید کاملاٌ حرفه‌ای و هوشمندانه طراحی و چاپ شود. برخی از مهم‌ترین و اساسی‌ترین اقلام ست اداری عبارت است از:
- کارت ویزیت
- سربرگ و آگهی نامه
- انواع پاکت نامه
- کاغذ یادداشت
- پوشه یا فولدر
- پاکت سی دی و دی وی دی
- اسناد داخلی
- قبض‌ها و اوراق مربوط به اسناد حسابداری
- مداد و خودکار
- بسته‌بندی محصولات
- پوستر و طراحی استند
- بروشور
- تقویم و سررسید
- کاتالوگ
کسب و کار شما می‌تواند بر اساس نیاز و استفاده خود طراحی هر یک از این اقلام را در لیست اولویت‌های خود قرار دهد.
طراحی اوراق حسابداری چه اهمیتی برای سازمان‌ها دارد؟
همان‌طور که پیش‌تر گفتیم، اوراق حسابداری را می‌توان جزوی مهم از ست اداری سازمان‌ها دانست. طراحی اوراق حسابداری متناسب با نیاز شرکت و کارمندان می‌تواند مزایای زیادی به دنبال داشته باشد. برای طراحی حرفه‌ای اوراق حسابداری باید به هر بخش اداری و نیازهای کارمندان و مخاطبان آن بخش توجه ویژه‌ای نشان دهید. واضح است که برای طراحی مناسب و درست هر برگ اداری باید به متخصصین این امر مراجعه کنید. اوراقی که بر خلاف ظاهری زیبا و شیک هیچ کاربردی برای فرد مصرف‌کننده ندارند به هیچ وجه انتخاب درستی نخواهند بود. به طور کلی هر بخش از سیستم اداری قواعد و قوانین مخصوص به خود را دارد که متخصصین طراحی ست‌های اداری برای طراحی اوراق مورد نیاز باید به این قوانین توجه ویژه‌ای داشته باشند. برخی از مزایایی که با استفاده از اوراق حسابداری طراحی شده و مخصوص از آن‌ها بهره‌مند می‌شوید عبارت است از:
افزایش سرعت
یکی از مهم‌ترین مزایایی که با طراحی اوراق حسابداری می‌توانید از آن بهره‌مند شوید، افزایش سرعت کارکنان در ثبت اطلاعات و یا استفاده از آن‌هاست. البته ممکن است فکر کنید که آماده بودن برگه‌های مورد نیاز کافی است و سرعت انجام کار تنها به سرعت‌عمل کارمند آن بخش بستگی خواهد داشت؛ در حالی طراحی اوراق مورد نظر نیز می‌تواند نقش پررنگی در افزایش سرعت داشته باشد. شناسایی المان‌های مورد نیاز و همچنین جایگذاری صحیح آن‌ها در برگه‌ها بر عهده طراح متخصص خواهد بود.
طراحان باتجربه برای طراحی اوراق مورد نظر باید به نکات بسیاری توجه داشته باشند؛ به طور مثال استفاده از چینش‌های ردیفی با فونت و سایز مناسب و همچنین ساده نگه داشتن طراحی می‌تواند کاربرد و مزیت اوراق حسابداری طراحی شده را به خوبی افزایش دهد. در نظر گرفتن تمام اندازه‌ها و فواصل و همچنین طراحی فرم‌های مجزا برای عمل‌های مختلف از دیگر اصولی است که می‌تواند خوانایی اوراق و همچنین سرعت استفاده از آن‌ها را تا میزان زیادی افزایش دهد.
افزایش نظم و ترتیب در سازمان
از دیگر مزایای طراحی اوراق حسابداری، افزایش نظم و ترتیب در سازمان و میان کارمندان است. با وجود گسترش استفاده از اینترنت و تکنولوژی برای ذخیره و ثبت داده‌ها، همچنان بسیاری از شرکت‌ها و سازمان‌ها از برگه‌های اداری برای ثبت و بایگانی داده‌های خود استفاده می‌کنند. بسیاری از سازمان‌ها برای بایگانی و یافتن اسناد مورد نیاز خود با مشکل روبرو هستند. یکی از بهترین راه‌حل‌ها استفاده از اوراق طراحی شده است. بخش حسابداری هر سازمان را می‌توان یکی از مهم‌ترین بخش‌های آن دانست. معمولاً بخش‌های اداری روزانه اطلاعات زیادی را ثبت و بایگانی می‌کنند؛ به همین دلیل استفاده از برگه‌های طراحی شده در این بخش می‌تواند سرعت و نظم انجام کارها را به طور چشمگیری افزایش دهد. طراحی مناسب و حرفه‌ای اوراق حسابداری با توجه به کاربرد و اطلاعات مورد نظر می‌تواند تفکیک و دسته‌بندی آن‌ها را بسیار ساده‌تر کند.
طراحی مناسب هر برگه با توجه به کاربرد، می‌تواند تشخیص آن را برای کارمندان بسیار راحت‌تر کند. حسابداران در بسیاری از شرایط به بررسی دوباره اسناد قدیمی نیاز پیدا می‌کنند. در چنین شرایطی می‌توان با طراحی اوراق اداری کار را برای کارمندان این بخش راحت‌تر کرده و نظم سازمانی را نیز تا میزان قابل توجهی افزایش داد.
افزایش آگاهی برند
یکی دیگر از مزایای استفاده از اوراق حسابداری طراحی شده، افزایش آگاهی برند است. به طور کلی طراحی ست اداری می‌تواند آگاهی برند شما را افزایش داده و کسب و کار شما را در ذهن همگان ثبت کند. به هنگام مراجعه مشتریان یا مراجعه‌کنندگان، برگه‌هایی مربوط به امور مختلف در اختیار آنان قرار گرفته می‌شود. اولین چیزی که توجه بیننده را به خود جلب می‌کند، طراحی برگه، نوع چیدمان عناصر و همچنین برند درج شده بر روی برگه است. یکی از نکات جالب توجه در استفاده از برگه‌های اداری، القاء احساسات گوناگون در فرد بیننده است. در واقع شما می‌توانید با مشاهده تنها یک برگه یا کارت ویزیت از یک برند، احساس خاصی نسبت به آن کسب و کار پیدا کنید.
واضح است که اگر طراحی برگه یا کارت نظر شما را جلب کند، برند مذکور به راحتی در ذهن شما خواهد نشست. بدین ترتیب طراحی ست اداری و همچنین اوراق حسابداری می‌تواند در افزایش آگاهی برند شما نقش بسیار پررنگی داشته باشد. سعی کنید در طراحی اوراق خود احساسی دل‌نشین را در مخاطب ایجاد کنید تا در ذهن وی نشسته و اعتماد او را به خود جلب کنید.
برای طراحی اوراق حسابداری به این نکات توجه داشته باشید!
همان‌طور که تا کنون گفته شد، طراحی ست اداری و اوراق حسابداری اهمیت بسیار ویژه‌ای برای کسب و کارها و سازمان‌های گوناگون دارد. البته که طراحی المان‌های اداری کار ساده‌ای نبوده و به کمک متخصصان طراحی احتیاج خواهد داشت. با کمک طراحان باتجربه و حرفه‌ای می‌توانید ست اداری خود را بسیار اصولی‌تر و کاربردی‌تر طراحی کرده و از مزایای آن بهره‌مند شوید. برای طراحی اوراق حسابداری نکات و اصول بسیاری وجود دارد که توجه به همه آن‌ها ضروری و لازم است. در ادامه به معرفی و بررسی برخی از نکات بسیار مهم در طراحی برگه‌های حسابداری خواهیم پرداخت که با توجه به آن‌ها می‌توانید نتیجه‌ای منحصربه‌فرد و ویژه را دریافت کنید.
به رنگ و فونت انتخابی توجه ویژه‌ای داشته باشید
یکی از مهم‌ترین نکاتی که می‌تواند به صورت مستقیم بر نتیجه طراحی اوراق حسابداری شما تأثیرگذار باشد، استفاده از ترکیب رنگی و همچنین فونت‌های مناسب است. بهتر است در طراحی تمام برگه‌های اداری خود از رنگ‌های معرف برند استفاده کنید. به خاطر داشته باشید که مخاطب باید بتواند تنها با نگاهی اجمالی به رنگ‌های موجود در برگه به یاد کسب و کار شما بیفتد. البته سعی کنید استفاده از رنگها را محدود نگه دارید تا باعث گیج شدن مخاطب نشوید. انتخاب رنگ‌های مکمل نیز می‌تواند سطح طراحی شما را تا میزان زیادی ارتقاء دهد.
فونت استفاده شده در برگه نیز باید بتواند معرف فرهنگ و آداب کسب و کار و برند شما باشد. اگر می‌خواهید ظاهر و وجهه‌ای رسمی داشته باشید، از فونت‌های جدی‌تر و رسمی‌تر استفاده کنید. علاوه بر این سایز نوشته‌ها نیز می‌تواند اولویت خواندن آن‌ها را نشان داده و به نگاه مخاطبان جهت دهد. سعی کنید از فونت‌های استفاده کنید که به راحتی قابل خواندن بوده و واضح باشند.
درج لوگو و برند خود را فراموش نکنید
یکی دیگر از نکات بسیار مهم در طراحی اوراق حسابداری، درج لوگو و اسم برند است. توجه داشته باشید که لوگو برند شما از مهم‌ترین المان‌هایی است که باید آن را در ذهن مخاطبان ثبت کنید. سعی کنید از لوگو و برند خود در تمام اوراق اداری و حسابداری استفاده کنید. لوگو و عنوان کسب و کار شما باید در ابتدایی‌ترین بخش برگه و با واضح‌ترین اندازه ممکن درج شود؛ بدین وسیله مخاطبان پیش از هر چیز به لوگو شما توجه کرده و آن را به خاطر خواهند سپرد. هماهنگی طراحی برگه و المان‌های گرافیکی استفاده شده با لوگو نیز می‌تواند موجب حرفه‌ای‌تر شدن طراحی و تاثیرگذاری بیش‌تر آن شود.
به چیدمان مطالب توجه داشته باشید
همان‌طور که ممکن است بدانید، در طراحی تمام برگه‌های اداری فضای نسبتاً محدودی در اختیار طراح قرار خواهد گرفت. وجود چنین محدودیتی طراحی اوراق حسابداری را با طراحی مجله و پوستر و چینش مطالب در آن‌ها متفاوت می‌کند. به خاطر داشته باشید که مهم‌ترین و اصلی‌ترین بخش در طراحی برگه‌های اداری، تیترها و عناوین هستند که معمولاً در ابتدایی‌ترین بخش برگه و با استفاده از فونت‌های بزرگ‌تری درج می‌شوند. در بیش‌تر مواقع نیمه اول برگه اهمیت بیش‌تری داشته و حاوی مطالب مهم‌تر است؛ در حالی که مطالب کم‌اهمیت‌تر در نیمه پایینی برگه قرار می‌گیرند. چیدمان مناسب مطالب و محتوای برگه می‌تواند به دید خواننده جهت داده و او را برای مطالعه مطالب مهم یاری کند. تکنیک‌های مختلفی برای درج مطالب با چینش مناسب در برگه‌های اداری وجود دارد. انتخاب مناسب‌ترین و کاربردی‌ترین تکنیک متناسب با اداره یا سازمان شما بر عهده طراح متخصص در این زمینه خواهد بود.
طراحی خود را ساده نگه دارید
نکته بسیار مهمی که برخی از طراحان در بعضی از کارهای خود از آن غافل می‌شوند ساده نگه داشتن طراحی است. به خاطر داشته باشید که زیبایی در سادگی نهفته است. همان‌طور که پیش‌تر گفتیم، یکی از مهم‌ترین مزایای طراحی اوراق حسابداری افزایش سرعت در انجام امور اداری و مطالعه اطلاعات درج شده در برگه است. پیچیده بودن طراحی و یا وجود بخش‌های متعدد و گمراه‌کننده برای دسته‌بندی مطالب می‌تواند موجب به هدر رفتن زمان و انرژی کارکنان و مخاطبان و یا گیج شدن آنان شود. بهتر است سعی کنید طراحی خود را تا حد ممکن ساده نگه داشته و میان زیبایی و کاربردی بودن تعادل مناسبی ایجاد کنید.
به جنس کاغذ و کیفیت چاپ توجه داشته باشید
آخرین نکته‌ای که قصد داریم در این مقاله به معرفی آن بپردازیم، توجه به جنس کاغذ و کیفیت چاپ المان‌های گرافیکی در برگه‌های اداری است. گاهی می‌توان با استفاده از برگه‌های مختلف برای چاپ اوراق اداری جلوه بهتر و حرفه‌ای‌تری به آن‌ها بخشیده و نظر مخاطبان و مشتریان را به خود جلب کرد. کیفیت چاپ نیز از دیگر مواردی است که می‌تواند به صورت مستقیم بر طراحی اوراق حسابداری تأثیرگذار باشد. توجه داشته باشید که یک طراحی مناسب و حرفه‌ای با چاپ بی‌کیفیت و نامناسب هیچ فایده‌ای نخواهد داشت. با توجه به تمام نکات ذکر شده می‌توانید برگه‌های کاربردی و در عین حال زیبا و منحصربه‌فرد برای سازمان خود طراحی کنید.
در یک کلام
همان‌طور که در سلام ادز خواندید، یکی از مهم‌ترین مواردی که سازمان‌های بزرگ و باتجربه باید به آن توجه ویژه‌ای داشته باشند، طراحی ست اداری است. یکی از مهم‌ترین اجزاء ست اداری، اوراق مربوط به بخش حسابداری سازمان است. طراحی اوراق حسابداری می‌تواند تأثیر زیادی در افزایش سرعت، افزایش نظم سازمان و همچنین افزایش آگاهی برند داشته باشد. بهتر است در طراحی اوراق حسابداری سازمان خود به نکاتی از قبیل انتخاب رنگ و فونت مناسب، چینش مطالب، جنس کاغذ و کیفیت چاپ و همچنین درج لوگو و عنوان سازمان توجه ویژه‌ای داشته باشید.
