چرا طراحی اوراق اداری برای سازمان ها ضروری است؟

امروزه کسب و کارها در حوزه‌ای که فعالیت می‌کنند در تلاش هستند تا کسب و کار خود را به شیوه‌ای منسجم و قوی نسبت به سایر رقبا نشان دهند. این رقابت علاوه‌بر اینکه در کیفیت محصولات یا خدمات خود را نشان می‌دهد و در قیمت آن‌ها تاثیر گذار خواهد بود باید به گونه‌ای باشد که در ظاهر سازمان نیز دیده شود. ظاهر یک سازمان بخش‌های مختلفی خواهد داشت که عبارت است از: موقعیت مکانی سازمان، تجهیزات و دیزاین داخلی یک سازمان و بخش‌های چاپی سازمان. در این سری از مقالات سلام ادز قصد داریم در خصوص طراحی اوراق اداری اطلاعات کامل را در اختیار شما قرار دهیم. به مجموعه‌ای از سربرگ‌ها، کارت ویزیت و پاکت نامه‌های یک سازمان اوراق اداری گفته می‌شود.در ادامه با ما همراه باشید.

نکاتی که در طراحی اوراق اداری باید به آن توجه داشته باشید

اوراق اداری یک سازمان دولتی و یا خصوصی از اهمیت ویژه‌ای برخوردار است چراکه این اوراق در هر جایی غیر از سازمان، معرف آن نهاد و سازمان مربوطه هستند. بنابراین باید به بهترین شکل ممکن طراحی شده باشند تا هم استفاده از آن‌ها برای سایر افراد راحت و کاربردی باشد و هم به‌گونه‌ای یک ابزار تبلیغاتی برای سازمان مورد نظر به حساب آیند. برای اینکه که طراحی اوراق اداری شما به‌درستی انجام شود باید نکاتی را در آن رعایت کنید که در ادامه به‌صورت مختصر به آن‌ها اشاره خواهیم کرد.

رنگ اوراق اداری

یکی از نکاتی که باید به آن توجه داشته باشید این است که چه رنگی را برای اوراق اداری خود انتخاب می‌کنید. بدون شک اوراق اداری شما شامل: سربرگ، کارت ویزیت، پاکت و موارد دیگر بوده و دارای یک ترکیب رنگی است که باید با توجه به رنگ سازمانی شما طراحی شده باشد. شما نمی‌توانید یک رنگ سازمانی داشته باشید و برای اوراق اداری خود یک رنگ دیگر انتخاب کنید؛ به همین علت از اول باید نسبت به این نکته توجه داشته باشید. در طراحی اوراق اداری باید از ترکیب رنگی‌های کم‌تر استفاده کنید؛ زیرا کاربران نیز روی اوراق اداری شما مطالبی خواهند نوشت و اگر اوراق اداری دارای ترکیب رنگی‌های متفاوت و زیادی باشد امکان دارد که کارکرد اصلی آن را تغییر داده شود. در طراحی اوراق اداری بهترین محل را به چاپ لوگو سازمانی اختصاص دهید.

انتخاب فونت مناسب

شما باید دارای یک فونت سازمانی برای نوشته‌های خود باشید؛ زیرا از طریق اوراق اداری و نامه‌های رسمی که برای دیگر سازمان‌ها و مجموعه‌ها ارسال خواهید کرد یا کارت ویزیت خود را در اختیار آن‌ها قرار خواهید داد مطالبی را با آن‌ها به اشتراک می‌گذارید. به همین علت لازم است تا از یک فونت خوانا و رسمی‌برای کار خود استفاده کنید. این موضوع اعتماد دیگران را به سازمان شما بیشتر می‌کند.

درج مشخصات کامل

هنگامی که می‌خواهید اوراق اداری خود را سفارش دهید حتما به این نکته توجه داشته باشید که فرقی نمی‌کند شما از طریق سربرگ‌ها مکاتبات اداری داشته باشید و یا در موقعیت‌های مختلف از کارت ویزیت خود استفاده کنید، باید حتما در اوراق اداری شما مشخصات کاملی همچون آدرس، شماره تلفن، شماره فکس، آدرس ایمیل و مواردی از این قبیل درج شده باشد تا افراد بتوانند به‌راحتی با شما در ارتباط باشند.

استفاده از تصاویر

گاهی اوقات استفاده کردن از تصاویر به شما کمک می‌کند تا زمانی‌که مشتریان و مخاطبان با اوراق اداری شما رو به رو می‌شوند بدون اینکه متن چاپ شده بر روی آن‌ها را بخوانند با مشاهده کردن تصویر به یک سری از اطلاعات دست پیدا کنند. باید به این نکته دقت داشته باشید که در بعضی جاها بهتر است از تصاویر استفاده نکنید. پس اول موقعیت خود را سنجیده و براساس آن تصمیم بگیرید.

طراحی اوراق اداری به‌صورت ساده

زمانی‌که شما می‌خواهید اوراق اداری را طراحی کنید باید سعی کنید طراحی شما ساده و جذاب باشد؛ زیرا شما می‌خواهید از طریق اوراق اداری خود برند و مجموعه خود را به دیگران معرفی کنید. پس اگر از طرح‌های خیلی شلوغ استفاده کنید برند و مجموعه شما در میان آن‌ها دیده نخواهد شد و یا میزان توجه به آن کم خواهد بود. در طراحی کردن اوراق اداری حتما به این نکته توجه داشته باشید که برای تمام اوراق اداری خود اعم از سربرگ یا پاکت نامه از یک جنس کاغذ مشخص استفاده کنید.

استفاده مناسب از فضا

سعی کنید در طراحی اوراق اداری از فضای خود استفاده مناسب داشته باشید. این بدان معنا است که شما از کم‌ترین فضا استفاده مفید کنید. اما هرگز فضای خود را به زور و با استفاده از تصاویر و نوشته شلوغ نکنید زیرا که مخاطب را گیج خواهد کرد. در حقیقت شما باید فضای سربرگ را آزاد بگذارید و از طراحی‌های بیهوده و اضافی در آن خودداری کنید. شما می‌توانید برای این که از پاکت‌های خود استفاده بهینه‌تری داشته باشید از فضای خالی که روی پاکت و پشت پاکت وجود دارد به نفع خود استفاده کنید.

طراحی اوراق اداری؛ حرف اول را در مکاتبات می‌زنند

سازمان‌هایی که در عصر فعلی فعالیت می‌کنند برای اینکه بتوانند کسب و کار خود را گسترش دهند، فروش داشته باشند و حتی ارتباطات خود را گسترش دهند با دیگر کسب و کارها و مجموعه‌های دیگر مکاتبات دارند. مکاتبات اداری زبان رسمی هر سازمانی است که از آن برای ارتباط برقرار کردن با مجموعه‌های دیگر استفاده می‌شود. به همین علت طراحی اوراق اداری از اهمیت ویژه‌ای برخوردار است. مکاتبات اداری یا به عبارت دیگر اوراق اداری از لحاظ بصری و ظاهری اهمیت ویژه‌ای دارند؛ زیرا همان‌طور که اشاره شد زبان رسمی هر مجموعه‌ای هستند. اوراق اداری می‌تواند شامل سربرگ A۴ و A۵، پاکت نامه A۴ و A۵ ، برگه یادداشت، پوشه و موارد دیگر مانند خودکار باشد.

اگر سازمان‌ها در میان پرسنل خود افرادی را داشته باشند که در طراحی اوراق اداری متخصص باشند، می‌توانند به‌راحتی سربرگ، پاکت نامه و کارت ویزیت خود را طراحی کنند. اما بعضی از سازمان‌ها هستند که در میان پرسنل خود افراد متخصص در این زمینه ندارند. به همین علت می‌توانند از سایت‌هایی که این زمینه خدمات ارائه می‌دهند مانند سلام ادز کمک بگیرند. برای اینکه شما بتوانید اوراق اداری خود را طراحی کنید باید با انواع آن آشنا باشید که در ادامه می‌خواهیم به آن‌ها اشاره کنیم.

سربرگ‌ها بخشی از اوراق اداری

معمولا سازمان‌ها برای نامه‌های رسمی خود از سربرگ استفاده می‌کنند. سربرگ‌ها به علت این که حاوی اطلاعات رسمی مانند آدرس شرکت یا شماره تلفن و موارد دیگر هستند جزء اوراق اداری یک شرکت محسوب می‌شوند. به همین علت شما باید مواظب باشید که در اختیار هر فردی قرار نگیرد. معمولا سربرگ‌ها در دو سایز A4 و A5 طراحی می‌شوند به این علت که این دو سایز بیشتر از دیگر سایز‌ها مورد استفاده قرار می‌گیرند. هنگام طراحی کردن سربرگ‌ها باید حاشیه سربرگ حداقل یک سانتی‌متر در نظر گرفته شود. بهتر است زمینه اصلی سربرگ خود را سفید انتخاب کنید.

البته می‌توانید در طراحی اوراق اداری از رنگ‌های ملایم نیز استفاده کنید اما دلیل اصلی تاکید ما نسبت به این نکته این است که وقتی شما از رنگ‌های پررنگ و تند استفاده می‌کنید هنگام پرینت یا فکس بی‌کیفیت نشان داده می‌شوند. اگر شما در طراحی سربرگ خود از عکس و تصویر به عنوان بک گراند استفاده کرده باشید باعث می‌شود که وقتی روی آن مطلبی چاپ می‌شود به‌راحتی قابل خواندن نباشد؛ به همین علت معمولا توصیه می‌شود که سر برگ‌های خود را ساده و با رنگ‌بندی ملایم طراحی کنید. معمولا در سربرگ‌ها اطلاعات مشخصی وجود دارد که حتما باید طراحی شود. این اطلاعات عبارت هستند از:

• آدرس و نشانی شرکت
• عنوان شرکت
• تاریخ، پیوست و شماره نامه
• خطوط و شکل‌ها
• المان‌ها
• نمادها و نشانه‌های مذهبی

کارت ویزیت‌ها بخشی از اوراق اداری

یکی از مهم‌ترین اجزای طراحی اوراق اداری که اهمیت ویژه‌ای دارد کارت ویزیت‌ها هستند. معمولا از کارت ویزیت به‌عنوان یک ابزار بازاریابی استفاده می‌شود. بدون شک زمانی‌که شما در نمایشگاه‌ها، کنفرانس‌ها، جلسات یا در رفت و آمد‌های خود با افراد مختلف مواجه می‌شوید در صورت لزوم به آن‌ها کارت ویزیت خود را می‌دهید. و زمانیکه آن‌ها بخواهند با شما ارتباط برقرار کنند یا از محصولات و خدمات شما خرید داشته باشند به‌راحتی می‌توانند با استفاده از اطلاعاتی که شما روی کارت ویزیت خود درج کرده‌اید استفاده کرده و با شما یا مجموعه ارتباط بگیرند. حتی شما می‌توانید زمانی‌که نامه رسمی را ارسال می‌کنید یا از هر طریق دیگر به دست افراد می‌رسانید کارت ویزیت خود را درون پاکت نامه گذاشته و از این طریق مجموعه خود را به افراد دیگر معرفی کنید.

کارت ویزیت فضای کمی را در اختیار افراد قرار می‌دهد به همین علت طراحی کردن آن اهمیت ویژه‌ای دارد. معمولا کارت ویزیت‌ها به صورت افقی و عمودی طراحی می‌شوند و دارای سایز ½ ۳ طول و ۲ اینچ عرض است. ابعاد استانداردی که برای کارت ویزیت در نظر می‌گیرند ۵×۹ سانتی‌متر است که معمولا از جنس‌های مختلف برای طراحی آن استفاده می‌کنند. برای طراحی کارت ویزیت خود باید از فونت خوانا و استاندارد استفاده شود که افراد به‌راحتی بتوانند آن را بخوانند. بهتر است که بیشتر از ۲ یا ۳ فونت در کارت ویزیت استفاده نکنید. اطلاعاتی که شما می‌خواهید بر روی کارت ویزیت کسب و کار خود طراحی کنید می‌تواند حاوی اطلاعات زیر باشد:

• هدف خود را مشخص کنید.
• اطلاعات مهم خود را ذکر کنید.
• کار خود را محدود توضیح دهید.
• از طراحی‌های خلاقانه استفاده کنید.
• از تصاویر کمک بگیرید.
• سایز کارت ویزیت خود را استاندارد انتخاب کنید.
• بهترین جنس را برای کارت ویزیت خود انتخاب کنید.

پاکت‌های نامه بخشی از اوراق اداری

یکی‌دیگر از اجزای اوراق اداری پاکت‌های نامه هستند که باتوجه به سربرگ‌های A4 و A5 طراحی می‌شوند. معمولا در طراحی پاکت نامه فضایی را به درج آدرس و نشانی اختصاص می‌دهند. عنوان در بالا سمت چپ واقع شده است و نشانی معمولا در پایین سمت چپ طراحی می‌شود. چیدمانی که برای طراحی پاکت نامه در نظر می‌گیرند به شیوه افقی است‌. در طراحی کردن پاکت نامه حتما به این موضوع توجه داشته باشید که بالای پاکت نامه سمت راست را خالی بگذارید چون از این فضا برای تمبر و موارد پستی استفاده می‌کنند.

مزایای طراحی اوراق اداری برای سازمان‌های رسمی

همان‌طور که در این مقاله اشاره کردیم طراحی کردن اوراق اداری برای کسب و کارها از اهمیت ویژه‌ای برخوردار است؛ به عنوان مثال از سربرگ‌ها در مکاتبات اداری و از کارت ویزیت‌ها در همایش و نمایشگاه‌ها استفاده می‌شود و کسب و کارها از این طریق نسبت به سایر رقبای خود، کسب و کارهای دیگر و یا عموم افراد معرفی می‌شوند. به همین علت در طراحی کردن آن و درج اطلاعات باید نهایت دقت وجود داشته باشد. اما می‌خواهیم بدانیم مزایای اصلی اوراق اداری چیست؟ و چرا کسب و کارها باید نسبت به آن دقت و توجه ویژه ای داشته باشند؟

ارزشمندی هویت یک سازمان

طراحی کردن اوراق اداری هویت یک سازمان را نشان می‌دهد و این مسئله ارزشمندی اوراق اداری را اثبات می‌کند. به عبارت دیگر هر اندازه که نحوه درج اطلاعات اهمیت دارد شکل ظاهری آن نیز بااهمیت است. این نکته نشان می‌دهد که باید برای طراحی اوراق اداری خود از افرادی که در این زمینه متخصص هستند کمک بگیرید. یاراپلاس خدماتی را در اختیار شما قرار می‌دهد تا بتوانید با بهترین کیفیت و زیباترین طراحی اوراق اداری خود را طراحی کنید.

مکاتبات رسمی ‌سازمانی

معمولا از اوراق اداری به ویژه سربرگ‌ها برای مکاتبات رسمی‌در سازمان‌ها و مجموعه‌ها استفاده می‌شود و این به آن معنا است که شما باید از سربرگ‌های طراحی شده استفاده کرده و متون و تصاویر خود را با شیوه منظم و منسجم بنویسید. این کار اعتبار و رسمیت کسب و کار شما را نشان خواهد داد. در صورتی که شما می‌توانید برای مکاتبات غیر رسمی‌خود از برگه‌هایی که سربرگ ندارند مانند برگه A۴ استفاده کنید. وقتی که شما برای مکاتبات خود از طراحی اوراق اداری استفاده نمی‌کنید ‌در حقیقت بی‌اهمیت و بی‌اعتبار بودن کار خود را نشان می‌دهید.

سهولت مخاطبان در برقراری ارتباط با مجموعه شما

زمانی‌که شما در مکاتبات خود اسناد یا مطالبی را برای افراد و کسب و کارهای دیگر ارسال می‌کنید برای این که آن افراد یا مجموعه‌ها بتوانند به‌راحتی با شما در تماس باشند و یا ارتباط برقرار کنند باید اطلاعات کامل خود را روی اوراق اداری درج کنید و این کار سهولت برقراری ارتباط مخاطبان با مجموعه شما را نشان خواهد داد.

امنیت بالا با استفاده از طراحی اوراق اداری

زمانی‌که شما در مکاتبات رسمی‌خود و یا قراردادهای رسمی ‌از اوراق اداری و سربرگ‌ها استفاده می‌کنید در حقیقت امنیت کسب و کار خود را تضمین کرده‌اید؛ به عنوان مثال فرض کنید که شما با یک مجموعه قراردادی بسته‌اید اما این قرارداد روی برگه آچار سفید و بدون هیچ گونه اطلاعات، لوگو و مشخصات رسمی‌بوده است. زمانی‌که این کار را انجام می‌دهید در حقیقت امنیت خود را زیر سوال برده‌اید؛ زیرا امکان دارد شخص مقابل اطلاعات را روی یک برگه سفید دیگر منتقل کرده و بخش‌ها یا قسمت‌هایی از آن را تغییر دهد و بدون شک این کار برای شما مشکلاتی را پیش خواهد آورد. به همین علت توصیه می‌شود که حتما در مکاتبات رسمی‌خود و یا قراردادهایی که می‌بندید از اوراق اداری رسمی که دارای یک چهارچوب مشخص رسمی و تعیین شده برای مجموعه شما است، استفاده کنید تا همه چیز در امنیت باشد.

ایجاد اعتماد با استفاده از طراحی اوراق اداری

زمانی‌که شما از هر کدام از اجزای اوراق اداری استفاده می‌کنید در حقیقت رسمیت کار خود را نشان می‌دهید و افراد دیگر می‌توانند راحت‌تر به شما اعتماد کنند و برای کسب و کار شما احترام ویژه‌تری قائل می‌شوند. استفاده کردن از اوراق اداری باعث می‌شود که کسب و کار شما دارای یک نظم و ترتیب ویژه‌ای شود.